Главная Моя Карьера Управление своим временем (тайм-менеджмент)

Полезная информация

Управление своим временем (тайм-менеджмент)

Практика показывает, что большинство людей, проделавших временной анализ своей деятельности, приходят в ужас от полученных результатов. Те, кто испытывает постоянный цейтнот, вдруг обнаруживают, что десятая часть их драгоценного времени уходит на совершенно безрезультатное перескакивание с одного дела на другое, а половина - на бесполезные разговоры. В результате продуктивная деятельность занимает лишь 20-30% рабочего времени. Разумеется, такое положение дел - достаточно серьезный повод пересмотреть стиль работы.
Как же добиться того, чтобы ваше время не утекало сквозь пальцы, а служило на пользу вам и на благополучие вашего будущего?
Здесь необходимо отметить, что управление временем – весьма сложная и индивидуальная система. Специалисты считают, что крайне неэффективно навязывать человеку конкретную технологию управления временем. Постигая тайм-менеджмент, человек должен изучать не столько какую-то определенную технологию организации времени, сколько методы выработки индивидуальной технологии, наиболее подходящей его складу характера и роду занятий. За основу же, можно использовать следующие системы.
 
 
Система Франклина

Этот вариант относится к классической системе управления временем, идею создания которой приписывают Бенджамину Франклину. Ее принципы предусматривают, что любая большая задача, стоящая перед человеком, дробится на подзадачи, а те в свою очередь – на еще более мелкие подзадачи. Визуально это можно изобразить в виде многоступенчатой пирамиды, а применение системы – как процесс возведения этой пирамиды.

Сначала укладывается массивное основание пирамиды, служащее опорой для всех остальных этажей, – человек определяет свои жизненные ценности (иными словами, то, чего он хочет от жизни). Для одного – это материальный достаток и уверенность в завтрашнем дне. Для другого – благополучная семья, любящая жена и счастливые дети. Для третьего – слава и высокий социальный статус. Для четвертого – власть. Для пятого – познание. Для шестого – служение во имя человечества… Список можно продолжать до бесконечности, тем более что у каждого человека существует некое множество жизненных ценностей. Этап определения жизненных ценностей – наиболее важный в построении пирамиды: если на этом этапе будет допущена ошибка (например, будут выбраны «познание» и «служение людям», хотя на самом деле предпочтительны «известность» и «высокий социальный статус»), то впоследствии человека неизбежно постигнет разочарование. Итак, первым делом надо составить список жизненных ценностей, причем не надо бояться потратить на это слишком много времени – важно хорошо обдумать список. Необходимо также убедиться, что выбранные ценности не противоречат друг другу.

Следующий этап – построение второго этажа пирамиды. Исходя из составленного списка, человек должен решить, чего он хочет добиться. Например, если кто-то считает, что для него наиболее важны «известность», «власть» и «высокий социальный статус», то может решить, что он хочет стать президентом. Надо поставить перед собой высокую цель. Важно убедиться, что выбранная цель действительно отвечает всем жизненным ценностям из составленного на предыдущем этапе списка.

Третий этаж пирамиды опирается на второй. Составляется генеральный план – что необходимо сделать, чтобы достичь поставленной цели. Например, для того чтобы стать президентом, надо сначала стать губернатором области или мэром одного из крупных городов страны, иметь солидную партийную и финансовую поддержку и незапятнанную репутацию, быть известным публике, блестящим оратором, благополучным женатым человеком, получить высшее образование в престижном учебном заведении и т.п.

Четвертый этаж пирамиды – долгосрочный (на несколько лет) промежуточный план с указанием конкретных целей и конкретных сроков. Весьма важно указать, выполнению какого именно пункта генерального плана способствует достижение данной конкретной цели. Еще более важно обозначить конкретный срок – если человек говорит себе: «Когда-нибудь я обязательно куплю машину (напишу книгу, пойду учиться в университет…)», он может тянуть годами и в результате так и не достичь цели, но если он назначает себе конкретный срок, то значительно увеличивает шансы добиться своего. Например, если человек планирует стать президентом и знает, что для этого нужно иметь высшее образование, он может включить в свой пятилетний план следующий пункт: «До конца 2012 года закончить с отличием престижный университет по специальности «социология и политология». Это, во-первых, даст мне престижное высшее образование, и во-вторых, я смогу завести знакомства с важными для меня людьми». Итак, следует составить план на ближайшие 4-5 лет, задавшись вопросом: «Что я могу сделать в эти годы для достижения намеченных в генеральном плане целей?». В плане важно указать конкретные цели и конкретные сроки с точностью до нескольких месяцев, а также отметить, какому пункту генерального плана отвечает достижение данной цели.

Пятый этаж – краткосрочный (на срок от нескольких недель до нескольких месяцев) план. Глядя на долгосрочный план, человек спрашивает себя: «Что я могу сделать в ближайшие недели или месяцы, чтобы достичь той или этой цели?». Таким образом пункты долгосрочного плана разбиваются на более конкретные задачи. Например, если в долгосрочном плане стоит пункт: «Окончить престижный университет", то в краткосрочный план войдут такие пункты, как «Подать документы в университет», «Пройти курсы подготовки к экзаменам» и т.п. Следует составить план на срок от 2-3 недель до 2-3 месяцев и, как на предыдущем этапе, указать конкретные сроки с точностью до нескольких дней.

Наконец, шестой этаж пирамиды – план на день. Составляется он, как нетрудно догадаться, на основе краткосрочного плана – малые задачи решаются целиком за один день, более крупные разбиваются на подзадачи. Например, задача «Подать документы в университет» разбивается на такие подзадачи: «Выяснить, какие документы и кому надо подать», «Оформить необходимые документы», «Доставить документы», каждую из которых можно назначить на какой-то определенный день. Обычно план на день не просто составляется за день до того, а комплектуется из списка различных дел, которые были назначены на этот день в течение нескольких предыдущих недель, зачастую в него вносятся коррективы в течение дня. Составляя план на день, желательно указать время выполнения каждой задачи.

Все эти планы отнюдь не являются чем-то постоянным – наоборот, их рекомендуется регулярно пересматривать: план на день скорее всего автоматически будет изменен несколько раз в течение дня. Краткосрочные планы рекомендуется пересматривать каждые одну-две недели. Долгосрочные планы должны проверяться (а при необходимости – корректироваться) не реже одного раза в 4-6 месяцев. Генеральный план следует пересматривать раз в год. Тогда же стоит критически взглянуть и на поставленную вами высокую цель (Привлекает ли она вас по-прежнему? Не хотите ли вы внести какие-то коррективы?) и даже попытаться переосмыслить зафиксированные вами жизненные ценности.
 
 
Система Эйзенхауэра

В рамках одного дня используется другой способ управления временем. Все задачи делятся на три категории: первоочередные, второстепенные и малозначительные. Как явствует из названия, первоочередными являются задачи, не терпящие отлагательства. Второстепенные – задачи, которые также желательно решить как можно быстрее, хотя и не произойдет ничего страшного, если, в крайнем случае, их решение будет отложено на день-два (впрочем, если тянуть с решением второстепенной задачи слишком долго, она может перейти в разряд первоочередных). Наконец, малозначительными считаются задачи, которые надо когда-нибудь решить (хорошо бы, конечно, сегодня), но сроки не поджимают. И если сегодня нет времени, то можно отложить их на завтра, на послезавтра или на начало следующего месяца.

Человек, вдумчиво планирующий свой день, успевает, как правило, решить все первоочередные задачи, зачастую у него хватает времени и на то, чтобы разобраться со второстепенными, а если повезет, то справиться и с малозначительными задачами. Если же человек не умеет расставить приоритеты, если в течение дня хватается то за одно, то за другое, – времени катастрофически не хватает и нередко самое главное дело как раз и остается незавершенным.

Установление приоритетов возможно несколькими способами. В частности, система Эйзенхауэра, широко применяемый на практике, предполагает деление задач на 4 группы.

Начертите на листе бумаги две перпендикулярные линии так, чтобы они разделили лист на четыре квадрата. В первый занесите важные и срочные дела, во второй - важные, но несрочные, в третий - неважные, но срочные, в четвертый - неважные и несрочные. Когда приоритеты расставлены, определите, сколько времени должно отнять у вас каждое конкретное дело, после чего просуммируйте общее время, которое вы запланировали потратить.

Если вы обнаружите, что зарезервировали более 60% своего времени, следует безжалостно сократить список. При этом учитывайте собственную нумерацию наиболее значимых дел и реальную действительность. Не планируйте невозможного. Продумайте, какие из запланированных дел можно перепоручить, а какие требуют сокращения отпущенного времени.

Если эта несложная процедура выполняется вами изо дня в день, то кроме текущего планирования необходимо уделить немного времени анализу предыдущих результатов. Проанализировав записи, вы наверняка обнаружите, что некоторые дела перетекают из одного плана в другой, так и оставаясь на бумаге. Попытайтесь понять, почему это происходит, не забывая при этом простое правило: если на какое-то дело у вас постоянно не хватает времени, скорее всего, оно для вас не так уж и важно.

Специалисты советуют уделять внимание планированию вечером, незадолго до сна. Оказывается, в этом случае вам удастся задействовать свое подсознание. Во время сна вы неосознанно будете работать над тем, чтобы решить свои проблемы и добиться поставленных целей. Но чтобы подсознание заработало, необходима отправная точка. И эта точка - составленный вами список. Известно, что решение даже самых сложных задач часто приходит к человеку именно во сне. Поэтому, составив вечером стратегический план, вы можете проснуться со свежими мыслями о том, как реализовать его наилучшим образом.

Эффективно используя принципы тайм-менеджмента, вы получаете большую свободу, потому что именно вы отныне управляете своим временем. Вы будете больше успевать сделать на работе, повысите свою производительность, сократите количество стрессов по поводу того, что не успеваете сделать. По сути, тайм-менеджмент учит управлять своей жизнью, наслаждаться временем, которое есть сейчас, находить время для общения с друзьями и родными, для своего развития и роста и при этом позволяет быть везде, где вы запланировали, вовремя.
 
 
 
Автор: Олеся Сергеева
Источник: http://vakant.ru/
 
 
 

 

 

 

 

 

Секрет всех преуспевающих людей прост: они организованны и не теряют понапрасну время. Задумайтесь об этом. Вместо того, чтобы жаловаться на вечную загруженность, попробуйте проанализировать, насколько продуктивно вы используете собственное время. Именно с этого специалисты по тайм-менеджменту советуют начинать планирование своей деятельности.


Термин «тайм-менеджмент» происходит от английского time-management, что в переводе означает «управление временем». Под тайм-менеджментом подразумевается технология учета времени и планирования рабочего дня. Она требует серьезных волевых усилий и постоянного внимания. Но поверти, если вы хотите преуспеть в бизнесе, построить удачную карьеру и стать примером для подражания своим близким, да и просто знакомым людям – это единственно верный путь.
< Предыдущая   Следующая >
 
 

Полезные статьи